Cuando la realidad no es lo que planeaste: así funciona Process Mining
¿Alguna vez has ignorado las rutas recomendadas de Waze o Google Maps porque conoces un atajo que te llevará más rápido hasta tu casa?
Supongamos que Waze te entrega el trayecto más óptimo para llegar a tu destino. Sin embargo, tú crees tener la información suficiente para saber que podrás ahorrar tiempo si tomas el camino que ya conoces, así que eliges una vía distinta a la planeada y … terminas llegando tarde a tu cita.
Pues bien, lo mismo sucede con el diseño de flujos de trabajo en las empresas. Las personas creen tener la información suficiente para identificar la mejor ruta para lograr los objetivos.
Process Mining es una metodología que usa tecnología para rastrear toda la historia de tus flujos de proceso y entrega a un equipo de especialistas la información necesaria para identificar la mejor alternativa y los controles necesarios para ejecutar un proceso empresarial de la manera más eficiente.
Por ejemplo, la Compañía ha planeado el proceso de compra más sencilla para un cliente, el mecanismo de envío de un producto que podría reducir tiempo de trabajo o la cadena de producción que garantiza más ganancias. Pero, ¿realmente están ejecutando las soluciones más eficientes? ¿cómo saberlo? ¿Qué controles requieren? ¿pueden automatizar parte del proceso?
Lo que crees saber versus los hechos
Estas personas han diseñado, paso a paso, el camino que creen que hará más eficiente un proceso determinado. Pero, así como tú decidiste ignorar las recomendaciones de Waze porque conocías una vía que te funcionaba mejor, puede que la realidad sea diferente a lo planificado.
¿Cómo analizar correctamente la información que te está dando la realidad? Aquí es donde la minería de procesos(o Process Mining) se vuelve relevante, pues no basta con tener los datos si no logras analizarlos a profundidad y ponerlos al servicio estratégico de la organización.
Esta tecnología te brinda la posibilidad de analizar, en tiempo real, procesos empresariales ejecutables o flujos de trabajo. De esta manera, tendrás información asociada al uso de los datos, la utilización de los recursos y estadísticas relacionadas con el rendimiento, con el fin de generar alertas sobre cuellos de botella o puntos calientes que no podrías identificar de otra forma.
Recalculando ruta
Puede que la próxima vez que uses Waze, la aplicación te recomiende tomar el atajo que elegiste en tu viaje anterior, basándose en la forma en que has hecho tus recorridos recientes.
De la misma manera, la minería de procesos te servirá para construir un mapa en el que puedes identificar ineficiencias en las operaciones, lo que te permitirá optimizar los procesos. Entonces, como si estuvieras guiando a alguien de regreso a casa, deberás recalcular la ruta para lograr que esta sea lo que el usuario espera.
Este camino inicia con el descubrimiento del proceso real y sus variaciones, continúa con la identificación de retrabajos o recursos ineficientes, y avanza hasta llevarte a la construcción de un análisis que te entregará las herramientas necesarias para generar un plan de acciones de mejora e, incluso, identificar actividades con potencial de automatización.
Con la información disponible, es momento de tomar en cuenta nuevas perspectivas, evaluar, ajustar y replantear soluciones para aumentar la productividad, optimizar el negocio, acelerar el rendimiento y, finalmente, estar un paso más adelante de tu competencia.
